INSTRUÇÃO NORMATIVA DA ADVOSF Nº 1, de 2013

Define processos de trabalho no âmbito da ADVOSF.

O ADVOGADO-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelo art. 13 da Resolução do Senado Federal nº 73/1994 e nos termos do art. 2º, II, "c", do ATC nº 16/2012, considerando as conclusões do Grupo de Trabalho Rotinas Administrativas, instituído na Advocacia do Senado em 08/03/2012, RESOLVE:

Art. 1º São assim identificados os processos de trabalho no âmbito da Advocacia do Senado:

I - entrada (Ent);

II - registro (Reg);

III - triagem (Tri);

IV - distribuição (Dis);

V - redação (Red);

VI - revisão (Rev);

VII - correção (Cor);

VIII - assinatura (Ass);

IX - expedição (Exp);

X - digitalização (Dig);

XI - arquivamento (Arq).

Parágrafo único. Os processos de trabalho a que se refere o caput deste artigo poderão ser revistos e alterados a qualquer tempo, a critério do Advogado-Geral.

Art. 2º Entrada consiste no recebimento, por parte, ordinariamente, de servidor ou funcionário terceirizado em exercício no Serviço de Apoio Técnico da ADVOSF (SEATAD), de processados e expedientes endereçados à ADVOSF ou aos órgãos que a integram, diretamente ou ao respectivo titular.

Art. 3º O recebimento de processados se opera nas etapas física e eletrônica.

I - A etapa física se formaliza na assinatura do Boletim de Acompanhamento de Processos (BAP), que deve observar:

a) a existência de despacho de encaminhamento à ADVOSF;

b) a correspondência entre o número do processado e o número informado no BAP;

c) a correspondência entre o número de folhas informado no BAP e o constante do processado.

II - A etapa eletrônica se formaliza no recebimento do processo no sistema Controle e Acompanhamento de Documentos (CAD), código 02, que deve observar se o processado de fato se encontra no órgão.

Art. 4º O recebimento de expedientes, formalizado no atesto de recebimento aposto na contrafé, tem como requisito de admissibilidade ser eles endereçados à ADVOSF, ao Advogado-Geral, ao Advogado-Geral Adjunto ou aos titulares de seus órgãos integrantes.

§ 1º Se, pelo conteúdo, envolverem assunto que demande análise jurídica do órgão, deverá receber despacho, ordinariamente do Chefe do SEATAD, determinando a autuação no Serviço de Protocolo Administrativo do Senado Federal (SEPROT) e o retorno imediato à ADVOSF, quando se deverá observar o disposto nos arts. 2º e 3º.

§ 2º Se tratarem de assunto meramente administrativo, deve ser remetido ao Gabinete (GBADSF), que fará o encaminhamento devido.

Art. 5º Registro consiste na inclusão, no sistema LightBase, por parte, ordinariamente, de servidor ou funcionário terceirizado em exercício no SEATAD, de dados identificadores dos processados recebidos pela ADVOSF.

Parágrafo único. Os dados referidos do caput devem reproduzir a ementa constante das capas dos processados e outras informações necessárias à identificação e à localização do processado por assunto, vedado o emprego de abreviações, siglas ou qualquer outra forma de simplificação que não as de uso comum na ADVOSF.

Art. 6º Triagem consiste no encaminhamento, aos órgãos integrantes da ADVOSF, por parte, ordinariamente, de servidor ou funcionário terceirizado em exercício no SEATAD, em conformidade com o despacho de encaminhamento e as competências envolvidas dos processados recebidos nos termos dos arts. 2º e 3º, observando-se o seguinte:

I - Licitações e contratos: Coordenadoria de Processos Administrativos (COPADM);

II - Assuntos judiciais e demais assuntos administrativos:

Coordenadoria de Processos Judiciais (COPJUD).

Parágrafo único. O encaminhamento referido no caput deve ser objeto de lançamento no sistema LightBase.

Art. 7º Distribuição, a cargo, ordinariamente, dos titulares da COPJUD e da COPADM, consiste no encaminhamento de processados aos servidores em exercício naqueles órgãos para o fim de redação das manifestações jurídicas pertinentes.

§ 1º Extraordinariamente, poderão o Advogado-Geral ou o Adjunto realizar a distribuição.

§ 2º A distribuição, que observará os critérios definidos pelos titulares das coordenadorias e será objeto de registro no sistema LightBase, será comunicada aos servidores por e-mail.

§ 3º O prazo definido para a devolução dos processados acompanhados das correspondentes manifestações será obrigatoriamente registrado no sistema LightBase.

§ 4º A entrega dos processados aos servidores será registrada mediante atesto de recebimento na versão impressa do e-mail encaminhado.

Art. 8º Redação, a cargo de Advogados e Assessores Jurídicos, consiste na elaboração, na impressão e na entrega, às coordenadorias, das manifestações da ADVOSF em resposta às demandas apresentadas ao órgão.

§ 1º O marco inicial do processo de trabalho Redação é o primeiro dia útil subsequente ao do envio do e-mail de distribuição.

§ 2º O termo ad quem corresponde àquele descrito no § 3º do art. 7º.

§ 3º Na elaboração da peça jurídica, o redator deve observar as normas de redação e formatação adotadas pela ADVOSF.

§ 4º Cabe ao redator, quando for o caso, a elaboração de despachos e ofícios de encaminhamento que acompanharão a peça principal.

§ 5º A entrega da manifestação às coordenadorias, acompanhada da devolução do processado, deverá ser objeto de lançamento no sistema LightBase, facultado ao Advogado ou Assistente Jurídico a coleta de recibo por parte das coordenadorias.

Art. 9º Revisão, a cargo dos titulares das coordenadorias e de seus substitutos, consiste na leitura crítica das manifestações recebidas dos Advogados e Assistentes Jurídicos.

§ 1º Havendo reparo a fazer nos textos revisados, cabe aos coordenadores registrar, em balões explicativos do editor de textos, as observações cabíveis e proceder à sua devolução, acompanhados ou não do processado, ao servidor encarregado da redação.

§ 2º Na hipótese do § 1º, deve o encaminhamento ser objeto de lançamento no sistema LightBase e de e-mail de comunicação ao servidor.

§ 3º Não havendo reparo nos termos do § 1º, deve o titular da coordenadoria encaminhar, mediante lançamento no sistema LightBase, a manifestação, acompanhada do processado, ao Serviço de Apoio Técnico da ADVOSF (SEATAD), ao qual incumbirá a coleta das assinaturas finais.

Art. 10. Correção, a cargo do redator da manifestação revisada, consiste em, mediante entendimentos com o coordenador, na adoção das recomendações feitas nos termos do § 1º do art. 9º, na reimpressão da manifestação revisada e no seu encaminhamento à coordenadoria.

Art. 11. Assinatura, a cargo do SEATAD, consiste no recebimento e no envio, ao Advogado-Geral ou ao Advogado-Geral Adjunto, conforme despacho de encaminhamento das coordenadorias, de processados acompanhados das respectivas manifestações, para fins de assinatura final.

Art. 12. Expedição, a cargo do SEATAD, consiste no encaminhamento, a destinatários internos e externos, de expedientes oriundos da ADVOSF e de seus órgãos integrantes.

Art. 13. Digitalização, a cargo do SEPESQ, consiste no recebimento e no salvamento, em pasta específica disponível no drive de rede U e em formato indexável, de todos os documentos expedidos pela ADVOSF ou qualquer de seus órgãos integrantes encaminhados pelo SEATAD após a expedição.

Art. 14. Arquivamento, a cargo do SEPESQ, consiste na inclusão, em pastas físicas nominadas conforme normas arquivísticas definidas pela SARQ, de processados e expedientes oriundos da ADVOSF ou de qualquer de seus órgãos integrantes.

Parágrafo único. Ao procedimento previsto no caput deste artigo deve-se seguir o lançamento do status relacionado ao arquivamento nos sistemas LightBase e CAD.

Art. 15. Com vistas à melhoria contínua das práticas administrativas, a revisão dos processos de trabalho e a disseminação dos conhecimentos a eles relacionados devem ser objeto de reuniões periódicas entre os diretores e os chefes de serviço das unidades integrantes da ADVOSF.

Art. 16. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Senado Federal, 12 de março de 2013. Alberto Cascais, Advogado-Geral.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 5188, seção 2, de 25/03/2013, p. 8.